Экспертиза ценности документов. Экспертиза ценности документов — это определение значения документов в целях их отбора на хранение и уста­новления сроков хранения

Экспертиза ценности документов — это определение значения документов в целях их отбора на хранение и уста­новления сроков хранения. В процессе экспертизы ценнос­ти документов решаются такие задачи, как отбор на посто­янное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

Документы, создающиеся в процессе деятельности орга­низаций, содержат информацию, ценность которой различ­на. Значительная часть документов несет информацию, име­ющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа до­кументов содержит информацию, ценную в научных и прак­тических целях. Такие документы должны храниться по­стоянно.

С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие по­мещения, оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бу­маг будет очень сложно. Поэтому систематически прово­дится экспертиза ценности документов — определение по­литического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбо­ра их на государственное хранение или установления сро­ков их хранения.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, за­тем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отде­лы. В пределах каждого подразделения сначала просмат­ривают документы для постоянного хранения наиболее полно характеризующие основную деятельность органи­зации: положения, приказы, перспективные планы, отче­ты, доклады и т. д.

Архивными учреждениями разработаны типовые переч­ни. Они устанавливают сроки хранения документации, ти­пичной для большинства учреждений, организаций, предпри­ятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т. д.) (При­ложение 21).

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ти­пизирована и приведена в «Основных правилах работы ве­домственных архивов».

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве — обработка дел для последующего хра­нения и использования.

Если строго следовать установленным архивным прави­лам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документа­ми завершается в начале нового календарного года.