Складской учет материально-производственных запасов

Практически каждая организация в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью хранения различных видов материальных ценностей. Для того чтобы обеспечить сохранность ценностей в каждой организации, должны быть оборудованы склады и кладовые. Склады должны своевременно обеспечивать производство материальными ценностями, а также своевременно представлять информацию о наличии и движении таких ценностей.

В крупных производственных и торговых организациях, в организациях, выполняющих работы и оказывающих услуги, для хранения материальных ценностей создаются центральные (базисные) склады, находящиеся в ведении непосредственно руководителя организации или отделов снабжения и сбыта.

Складские помещения можно подразделить на следующие виды:

- складское помещение основного производственного назначения

- складское помещение подсобного назначения

Для контроля за сохранностью запасов большое значение имеет определение в организации круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов по каждому складу, за правильное и своевременное документальное оформление операций по движению запасов, а также за сохранностью запасов.

С заведующими складами, кладовщиками, экспедиторами и другими работниками должны быть заключены в установленном порядке договоры о материальной ответственности. Если в штате организации не предусмотрена должность заведующего складом, его обязанности могут возлагаться на другого работника с обязательным заключением договора о полной материальной ответственности.

Следует учесть, что увольнение или перемещение материально ответственных лиц производится только по согласованию с главным бухгалтером организации.

Освобождению материально ответственных лиц от занимаемых должностей должна предшествовать сплошная инвентаризация числящихся за ними материальных ценностей.

Передача материальных ценностей другому материально ответственному лицу осуществляется по акту, который подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Контроль за движением и сохранностью материальных ценностей в организации осуществляется путем составления и утверждения:

- схемы документооборота;

- реестра мест хранения;

- единой для всех подразделений системы классификации и присвоения номенклатурного номера единице учета материальных ценностей;

- рабочего плана счетов;

- порядка и сроков проведения инвентаризации МПЗ.

Все материальные ценности, поступающие в организацию, должны быть своевременно приняты на учет соответствующими складами.

Материальные ценности, поступающие на склад организации, должны подвергаться тщательной проверке в отношении их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика.

Материалы должны приниматься к учету в соответствующих единицах измерения, по весу, объему, счету и так далее. По этим же единицам измерения устанавливается и учетная цена.

Методическими указаниями № 119н предусмотрено два основных метода складского учета при хранении материальных ценностей на складах организации: сортовой и партионный. От выбранного метода учета материальных ценностей зависит порядок оформления складских документов.

Сортовой метод учета изложен в п. п. 136 - 140 Методических указаний № 119н.

При сортовом методе учет МПЗ ведется на карточках сортового учета, в которых отражается наличие и движение ценностей.

Сортовой способ учета на складах применяется в тех случаях, когда хранение материальных ценностей организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления и цены их приобретения. При этом материально ответственные лица на каждую номенклатуру ценностей заводят новую карточку складского учета. Номенклатуры в данном случае различаются не только по типу и марке материала, но и по сорту, единице измерения, цвету и другим характеристикам.

Карточки складского учета открываются на год. Снабженческо-сбытовая служба, открывающая карточку, проставляет в ней номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, марку, размер, номенклатурный номер, единицу измерения, учетную цену и другие необходимые реквизиты.

Записи в карточку складского учета делаются на основании любого первичного документа (каждого приходного или расходного ордера) или накопительных ведомостей при большом объеме записей.

На складах с небольшим ассортиментом и незначительным количеством операций материально ответственные лица могут вести учет непосредственно в товарном отчете (при этом карточки складского учета и складские книги не ведутся).

Партионный метод учета изложен в п. 242 Методических указаний № 119н.

При партионном способе учета каждая партия материальных ценностей на складе хранится отдельно. Партией считается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу.

Каждую партию регистрируют в журнале поступающих материальных ценностей. Порядковый номер регистрации является одновременно номером этой партии. Он указывается в расходных документах рядом с наименованием ценностей, отпущенных из данной партии.

На каждую партию материально ответственное лицо открывает партионную карту в двух экземплярах: один - для склада, другой - для бухгалтерии. Формы партионных карт и порядок занесения в них информации зависят от вида товара.

Записи в приходной части партионной карты заносят на основании сопроводительного документа к поступившим материальным ценностям с указанием его номера и даты, номера склада, лица, принявшего товар, поставщика, количества ценностей (по наименованиям, сортам и ценам), места хранения.

В расходной части партионной карты указывают дату отпуска и номер документа, количество отпущенных ценностей в натуральных показателях, итог за месяц и остатки на конец месяца; подсчет остатков может вестись нарастающим итогом после каждого отпуска материальных ценностей.

После полного отпуска со склада материальных ценностей каждой партии партионная карта закрывается материально ответственным лицом.

Партионный учет позволяет определить результаты расходования партии материальных ценностей без проведения инвентаризации (так как фактически инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии).

Данный вид учета усиливает контроль над сохранностью ценностей, способствует снижению потерь. Однако этот способ учета не позволяет рационально использовать складскую площадь, отсутствует возможность оперативного управления запасами (в результате хранения определенного вида ценностей в разных местах и отражения информации по ним в нескольких партионных картах).